Hilfe & Dokumentation

Alles Wichtige zu den Funktionen von DRK Utilities auf einen Blick

Module Häufige Fragen Kontakt & Support

Module im Überblick

DRK Utilities vereint mehrere Werkzeuge für den DRK Kreisverband Heilbronn. Je nach zugewiesener Funktion und Berechtigung stehen unterschiedliche Module zur Verfügung.

Dashboards

Erstellen und verwalten Sie Dashboards zur Visualisierung von Daten aus DIVERA 24/7 und anderen Quellen. Dashboards können kategorisiert und für bestimmte Funktionen freigegeben werden.

  • Dashboards erstellen und bearbeiten
  • Kategorien zur Organisation nutzen
  • Zugriff pro Funktion oder Benutzer steuern
Zu den Dashboards
Google Sheets

Zentrale Ablage und Verwaltung von Google Sheets und Dokumenten. Sheets können nach Kategorien sortiert und für bestimmte Benutzergruppen freigegeben werden.

  • Sheets hinzufügen und kategorisieren
  • Schnellzugriff auf häufig genutzte Dokumente
  • Zugriffskontrolle pro Funktion
Zu den Sheets
Tickets

Erstellen Sie Support-Anfragen über das integrierte Ticketsystem (Zammad). Tickets werden nach Kategorie und Ortsverein automatisch dem zuständigen Bearbeiter zugewiesen.

  • Tickets erstellen mit Kategorie, Priorität und Anhängen
  • Status verfolgen (offen, in Bearbeitung, gelöst)
  • Automatische Zuweisung an zuständige Bearbeiter
  • E-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen
Neues Ticket erstellen
TETRA Rufgruppen

Beantragen und verwalten Sie TETRA-Funkgruppen (TMO/DMO) für Veranstaltungen und Einsätze. Genehmigte Buchungen werden automatisch im Nextcloud-Kalender angezeigt.

  • Funkgruppen für einen Zeitraum beantragen
  • TMO- und DMO-Gruppen auswählen
  • Kalenderübersicht aller Buchungen
  • Automatische Benachrichtigung bei Genehmigung/Ablehnung
Zur TETRA-Übersicht
Sanitätswachdienst (SWD)

Planung, Genehmigung und Dokumentation von Sanitätswachdiensten. Von der Bedarfsmeldung über die Freigabe bis zum Abschlussbericht wird der komplette Workflow abgebildet.

  • Dienste anlegen mit Personal, Fahrzeugen und Funkgruppen
  • Mehrstufiger Genehmigungsprozess (Einreichen → Prüfen → Freigeben)
  • Kalenderansicht und Statistiken
  • PDF-Export (ILS-Formular und Protokoll)
  • Dokumentation mit Ist-Werten nach Abschluss
Zur SWD-Übersicht
Fahrzeuge

Verwaltung des Fahrzeugbestands mit Anbindung an DIVERA 24/7. Fahrzeugdaten wie Standort, Typ und Status werden zentral gepflegt und können in Dienste eingebunden werden.

  • Fahrzeugbestand einsehen und verwalten
  • Live-Synchronisation mit DIVERA 24/7
  • Einsatzplanung für Sanitätswachdienste
Zur Fahrzeugverwaltung

Häufige Fragen

  1. Navigieren Sie zu Tickets → Neues Ticket in der Hauptnavigation.
  2. Wählen Sie eine Kategorie (z.B. IuK, Verwaltung, Material).
  3. Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff und eine Beschreibung ein.
  4. Optional: Wählen Sie eine Priorität und hängen Sie Dateien an.
  5. Klicken Sie auf Ticket erstellen.

Das Ticket wird automatisch dem zuständigen Bearbeiter zugewiesen. Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen bei Statusänderungen.

  1. Gehen Sie zu TETRA Rufgruppen → Neuer Antrag.
  2. Geben Sie den Zeitraum (Datum von/bis) und den Anlass ein.
  3. Wählen Sie die benötigten TMO- und/oder DMO-Gruppen aus.
  4. Geben Sie Ihre Einsatzeinheit an.
  5. Senden Sie den Antrag ab.

Der Antrag wird von der IuK-Abteilung geprüft. Bei Genehmigung erhalten Sie eine E-Mail mit den zugeteilten Gruppen und der Eintrag erscheint im TETRA-Kalender.

  1. Navigieren Sie zu Sanitätswachdienst → Neuer Dienst.
  2. Füllen Sie die Veranstaltungsdaten aus: Name, Ort, Datum, erwartete Besucher.
  3. Definieren Sie die Einstufung (Stufe I-IV) und den Personalbedarf.
  4. Optional: Fügen Sie Fahrzeuge, Funkgruppen und Dokumente hinzu.
  5. Speichern Sie als Entwurf oder reichen Sie direkt ein.

Nach dem Einreichen wird der Dienst von der KBL geprüft und freigegeben. Sie können den Status jederzeit in der Übersicht oder im Kalender verfolgen.

Die Navigation passt sich automatisch an Ihre Berechtigungen an. Jeder Benutzer ist einer Funktion (Rolle) zugeordnet, die bestimmt, welche Module und Aktionen sichtbar sind.

Wenn Sie Zugriff auf weitere Module benötigen, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder erstellen Sie ein Ticket mit der Kategorie Benutzerverwaltung.

  1. Klicken Sie auf Mein Bereich → 2FA einrichten in der Navigation.
  2. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit einer Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Aegis).
  3. Geben Sie den generierten 6-stelligen Code zur Bestätigung ein.

Nach der Einrichtung wird bei jeder Anmeldung zusätzlich ein Code abgefragt. Dies schützt Ihr Konto auch bei kompromittiertem Passwort.

SWD-Daten exportieren:

  • CSV-Export: Unter Sanitätswachdienst → Statistik können Sie gefilterte Daten als CSV-Datei herunterladen (Excel-kompatibel).
  • ILS-Formular (PDF): In der Detailansicht eines Dienstes über den Button ILS-Formular.
  • Protokoll (PDF): Vollständiges Dienstprotokoll mit allen Details über den Button Protokoll in der Detailansicht.

Audit-Log: Administratoren können das Audit-Log unter Administration → Audit-Log als CSV exportieren.

Bei technischen Problemen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Ticket erstellen (empfohlen): Erstellen Sie ein Ticket — so geht nichts verloren und Sie können den Bearbeitungsstatus verfolgen.
  2. E-Mail: Schreiben Sie an Admin@DRK-Utilities.de.

Bitte beschreiben Sie das Problem möglichst genau: Was haben Sie getan? Was ist passiert? Was hätten Sie erwartet? Screenshots sind hilfreich.

Kontakt & Support

Technischer Support

Für technische Fragen, Fehler oder Verbesserungsvorschläge zu DRK Utilities:

DRK Utilities Admin
Admin@DRK-Utilities.de
Tipp: Erstellen Sie ein Ticket für eine schnelle und nachvollziehbare Bearbeitung.
Fachliche Ansprechpartner

Für fachliche Fragen zu Sanitätswachdiensten, TETRA-Funkgruppen oder organisatorische Themen:

Kreisbereitschaftsleitung (KBL)
KBL@drk-heilbronn.de

DRK Kreisverband Heilbronn e.V.